На питання про плани зростання, який постачальник лінгвістичних послуг, що заслуговує цієї назви, не міг би назвати стратегію продажів, знання в галузі та технологічні інвестиції у ролі трьох найбільш важливих факторів у прагненні до зростання?
У них можуть бути найобізнаніші команди фахівців з продажу, лінгвісти, що мають сертифікати, і передові технології, які розбурхують кров, але було б нерозумно недооцінювати потенційний вплив на зростання, який може надати ваша команда з управління проєктами на бізнес.
Не дивлячись на очевидні та необхідні навички обслуговування клієнтів і загальної організації (зазвичай це базовий рівень для проєкт-менеджерів), якими способами проєкт-менеджери можуть допомогти зростанню доходів постачальника лінгвістичних послуг? Ось вісім речей, які можуть зробити проєкт-менеджери для стимулювання зростання бізнесу.
Проєкт-менеджери мають бути обізнаними в галузях клієнтів, яких вони обслуговують, щоб принести максимальну вигоду клієнту і постачальнику лінгвістичних послуг. Знання різниці між вашим статутом (AoAs), Єдиним державним реєстром юридичних осіб (RCSs) і управлінням ринків (AMFs), а також цілим рядом інших абревіатур, важливо у фінансовій галузі, так як дозволяє побудувати фундаментальну довіру з клієнтами, кажучи буквально «на їх мові».
Крім того, проєкт-менеджери матимуть більший успіх у спілкуванні з клієнтами і з більшою ймовірністю будуть вловлювати і виправляти помилки в перекладі перш, ніж буде занадто пізно, тим самим знижуючи кількість браку, пов’язаного з претензіями замовників.
Знання галузі означає, що проєкт-менеджери краще обізнані про пікові терміни виробництва (у кожній галузі є свої цикли) і навіть бачать потенційну можливість для бізнесу в непередбачених зустрічах.
У зв’язку з швидким розвитком технологій як ніколи важливо досконально вивчити існуючі передові методи і переконатися в тому, що вони як і раніше оптимальні.
Така поведінка нерозривно пов’язана з вивченням вашої галузі, оскільки знання замовника і його специфічних особливостей змушує проєкт-менеджерів зосередитися на тому, що насправді потрібно замовнику і з якої причини (чому файл перекладу має бути названий особливим чином, чому документ не має бути довшим певної кількості сторінок, чому необхідно відстежувати оновлення тощо).
Здатність критично оцінювати потенційно застарілі робочі процеси і застосування технологій вимагає тонких навичок, що включають в себе аналіз, вирішення проблем і тактовність. Пам’ятайте, що будь-який новий робочий процес має бути більш ефективним, безпечним або швидким, щоб бути успішним (а в ідеалі – всі три!).
За іронією долі, деякі з найнеобхідніших поліпшень створюються тільки в результаті скарг клієнтів і порушень якості.
Один проєкт-менеджер згадує випадок, коли замовнику був відправлений переклад на французьку мову з неправильним написанням назви регулюючого органу країни; одна друкарська помилка, вплив якої потім було збільшено в тисячу разів, так як помилка була відтворена в сотнях документів, які згодом були роздруковані замовником. Той самий проєкт-менеджер негайно включив назву регулюючого органу в термінологічну базу, яка мала бути використовувана всією командою при автоматизованій перевірці якості, щоб забезпечити дотримання термінології.
Придумайте якісь нові корисні поради для роботи і запитайте себе, чи можна застосувати ті ж самі зміни в більш широкому масштабі, на благо інших команд або клієнтів. Це може бути так само просто, як поділитися своїми навичками роботи в Excel, продемонструвати автоматизований прийом контролю якості для перевірки цифр або провести тренінг по Indesign.
Один з проєкт-менеджерів пам’ятає, що він підвищив ефективність роботи вкрай низькодохідного клієнтського рахунку до менеджера команди. Рахунок був аномалією для команди з точки зору клієнтського сегмента і типів запитів і не дозволяв проєкт-менеджеру працювати в основному сегменті та досягати цільових показників ефективності. Проєкт-менеджер запропонував навчити інших членів команди роботі на рахунку, щоб вони могли допомогти в управлінні цими проєктами. Решта членів команди отримали знання про новий клієнтський сегмент, і тоді проєкт-менеджер зміг досягти поставлених цілей... безпрограшна ситуація!
Гнучкість і здатність керувати різними рахунками клієнтів робить вас цінним активом для постачальника лінгвістичних послуг і стійким до ситуації, коли ваш основний замовник скорочує свої витрати на переклад або повністю припиняє свій бізнес. Точно так же той, хто пропонує підтримку колезі, коли у нього трапляються деякі простої (рідкість для проєкт-менеджерів!), показує, що він чуйно ставиться до концепцій управління ресурсами і можливостями і піклується про те, щоб допомогти команді.
Гнучкість може означати приїзд на роботу на годину раніше, щоб переконатися, що замовник отримає свій переклад вчасно, підтвердження термінового запиту від відділу продажів або замовника в неробочий час або прийняття проєкту від партнера по команді, який займається високопріоритетним тестовим завданням або вирішенням скарги.
І навпаки, розрізнений підхід до обслуговування клієнтів, при якому я працюю зі своїм клієнтом, а ви – зі своїм, – це підхід, який приречений на провал при першому ж виникненні простудних захворювань, пікових навантажень або святкового сезону.
Будь-який проєкт-менеджер буде працювати як мінімум з 10, а в деяких випадках до 100 клієнтами з різною періодичністю, і хороший проєкт-менеджер буде знати, що розвиток міцних робочих відносин з клієнтом є ключем до успіху.
У проєкт-менеджера є прекрасна можливість познайомитися з клієнтом. Зрештою, ви можете отримати стільки ж корисної інформації як по швидкому телефонному дзвінку або ознайомчому електронному листу, так і під час тривалої зустрічі з клієнтом.
Часто проєкт-менеджери мають доступ до різноманітної бізнес-інформації, яка може мати комерційне значення для їх постачальника лінгвістичних послуг.
Будьте проникливі та скористайтеся перевагами відносин, які ви розвиваєте з клієнтами, щоб задати кілька питань про те, чим вони зайняті, за що буде відповідати їх новий колега, чому був відкритий новий офіс, або яка у них остання бізнес-ініціатива.
Інша сторона медалі – це розуміння і максимізація цінності, яку лінгвісти мають для вас в ролі проєкт-менеджера. Було б наївно думати про ці відносини не більше, ніж про відносини типу постачальник-клієнт, оскільки не тільки клієнти можуть бути експертами у вашій галузі.
Хороші лінгвісти будуть володіти глибокими знаннями в обраній галузі, що робить їх цінним джерелом і ресурсом для проєкт-менеджера. Будучи в основному фрілансерами, лінгвісти надають великого значення мережевій взаємодії та роблять своєю місією йти в ногу з промисловими і технологічними розробками. Якщо ви намагаєтеся зрозуміти, що означає остання абревіатура, що використовується вашим клієнтом, зв’яжіться з ними!
Це третя частина пазла, коли мова заходить про розуміння важливості відносин, що склалися у проєкт-менеджера всередині постачальника лінгвістичних послуг, так як проєкт-менеджери постійно тримають баланс між потребами замовника, думкою лінгвістів і вимогами відділу продажів. Доцільно думати про відділ продажів як про продовження роботи з клієнтом, а також як про внутрішнього замовника. Грань, яка розділяє повноваження представників відділу продажів і проєкт-менеджера, буде проведена по-різному у різних постачальників лінгвістичних послуг, і знання того, коли і як залучити відділ продажів у виробничі питання, є тонким мистецтвом, яке необхідно застосовувати на практиці та вдосконалювати.
Знання того, коли і як залучити відділ продажів у виробничі питання, є тонким мистецтвом, яке необхідно застосовувати на практиці та вдосконалювати.
Оскільки представники відділу продажів стикаються з власним тиском з точки зору цільових показників зростання і рентабельності, це може відволікти їх від участі в прийнятті виробничих рішень без необхідності, а частиною вашої роботи в якості проєкт-менеджера є позбавлення їх від необхідності турбуватися про виробництво. Коли ви маєте і коли вам не варто залучати відділ продажів до прийняття рішень?
Якщо замовник просить бонус, ви звернетеся до відділу продажів або приймете рішення самостійно?
Якщо ви завищили масштаб проєкту, а замовник отримав завищену цінову пропозицію, чи будете ви залучати відділ продажів?
Якщо ваш перекладач запізниться зі здачею замовлення на півгодини, і замовник отримає його із запізненням, ви повідомите про це у відділ продажів?
Якщо замовник просить надати переклад 1500 слів на 7 мов протягом 2 годин для публікації на його сайті, чи звернетеся ви до відділу продажів?
Відповіді на ці питання, за словами одного з проєкт-менеджерів, передуються словом «якщо», що ілюструє фактори, що впливають на прийняття рішення, наприклад:
Якщо ви знаєте, що замовник є великим з точки зору витрат, має хорошу рентабельність і просить перекласти кілька додаткових речень, які, ймовірно, можна буде перекласти безкоштовно, або якщо в існуючому проєкті є бюджет, на якому можна заощадити, то так, гарним обслуговуванням замовника є рішення запропонувати невеликий бонус, яке досить просте, щоб прийняти його самостійно.
Якщо ви знаєте, що у замовника немає жорстких термінів або він знаходиться поза офісом, і що 30-хвилинна затримка нічого не змінить, то ви можете самі повідомити про це замовнику і про всяк випадок попередити його про трохи пізнішу здачу.
Якщо є крайній термін, який не можна пересунути і який не контролюється замовником, і 30-хвилинна затримка матиме серйозні наслідки для нього, то вашим пріоритетом має бути придумати варіанти відшкодування збитку, і попередити відділ продажів, щоб вони могли бути готові врегулювати відносини, якщо це необхідно.
Це здається очевидним, але відповідальність проєкт-менеджера полягає в менеджменті. Чим більше ви зможете керувати і впливати, тим більше довіри представник відділу продажів матиме до вашої здатності приймати і здійснювати рішення.
Одна з небезпек залежності від відділу продажів при прийнятті рішень, що впливають на виробництво, полягає в тому, що вони часто присутні на телефонних переговорах з клієнтами, зустрічах або з будь-яких інших причин недоступні.
Якщо ви не підготуєтеся до того, щоб мати в розпорядженні якомога більше варіантів рішень, ви опинитеся в глухому куті, як тільки представника відділу продажів не буде поруч, щоб вирішити за вас цю проблему. Звичайно, хорошим рішенням є інформування відділу продажів про будь-які вжиті вами заходи, які можуть вплинути на витрати або відносини з клієнтами, а також коротке пояснення логіки, що лежить в основі рішення. Тим не менш, використовуйте свої ретельно відточені судження, коли мова йде про більш складні проблеми, а в разі сумнівів – запитуйте.
Обмін галузевими новинами і контентом в ділових соціальних мережах, незалежно від того, вироблені вони компанією або мають відношення до галузі, може допомогти зміцнити бренд компанії та є м’яким підходом до розвитку відносин в межах більш широкої галузі та з клієнтами.
Відстеження компаній в LinkedIn і коментування відповідних повідомлень є ще одним способом залишатися в курсі того, що відбувається і показує вашій компанії, що ви проявляєте активний інтерес до галузі. Ваш постачальник лінгвістичних послуг може мати скоординований бізнес-підхід до онлайн-маркетингу, про який ви не знаєте – тоді задайте питання.
Проєкт-менеджери – це серце успіху постачальника лінгвістичних послуг, і оволодіння цими 8 навичками збільшить вашу цінність для команди.
Для отримання додаткових порад про те, як розвивати свій бізнес, підпишіться на розсилку сайту Slator і отримуйте докладні відомості про мовну індустрію прямо в свою поштову скриньку.
Більше інформації: https://slator.com
